4 шага для перехода на кадровый электронный документооборот (КЭДО)
ШАГ 1 - ИЗДАТЬ ЛОКАЛЬНЫЙ АКТ О ВВЕДЕНИИ КЭДО
В Положении (Приказе) о введении КЭДО указываются:
- информационная система (системы) для ведения электронного документооборота;
- порядок доступа к информационной системе работодателя (указывается при необходимости);
- перечень электронных документов и перечень категорий работников, в отношении которых ведется электронный документооборот.
- Перечень документов и категории сотрудников, отношении которых будет применяться КЭДО, работодатель также определяет самостоятельно. Перечень документов, которые согласно ч. 3 ст. 22.1 ТК РФ можно перевести в электронный вид, можно посмотреть ниже.
Документы, которые могут быть переведены на КЭДО
- трудовых договоров;
- договоров о материальной ответственности;
- ученических договоров;
- договоров на получение образования без отрыва или с отрывом от работы;
- дополнительных соглашений к договорам;
- соглашений о расторжении трудовых договоров;
- приказов (распоряжений) работодателя (за исключением приказа (распоряжения) об увольнении работника);
- уведомлений об изменении определенных сторонами условий трудового договора;
- локальных нормативных актов;
- графиков отпусков;
- графиков сменности;
- графиков работы на вахте;
- согласий на перевод;
- заявлений об увольнении;
- отзывов заявлений об увольнении;
- объяснений;
- обязательств;
- других кадровых документов (уведомлений, требований, предложений, извещений, согласий, отказов, заявлений и т.д.).
Документы, которые нельзя перевести на КЭДО
- трудовых книжек;
- сведений о трудовой деятельности работников, формируемых в электронном виде;
- акта о несчастном случае на производстве (по формам Н-1 и Н-1ПС, утв. постановлением Минтруда России от 24.10.2002 № 73);
- приказа (распоряжения) об увольнении работника (может составляться по унифицированным формам № Т-8 или Т-8а, утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 или по форме, самостоятельно разработанной и утвержденной работодателем);
- документов, подтверждающих прохождение работником инструктажей по охране труда (в т. ч. тех, которые лично подписываются работником) (журнала регистрации вводного инструктажа, журнала регистрации целевого инструктажа, журнала регистрации инструктажа на рабочем месте).
срок уведомления работников о переходе на КЭДО. Этот срок работодатель определяет самостоятельно. Требований в ТК РФ не установлено;
сведения о дате введения электронного документооборота (не ранее дня истечения срока указанного уведомления).
ЛНА принимается работодателем с учетом мнения профсоюза (при его наличии) (ч. 2 ст. 22.2 ТК РФ).
С Положением (Приказом) необходимо ознакомить работников под подпись.
Ссылка на документ "Примерная форма приказа о введении кадрового электронного документооборота "
Шаг 2 – Разработать положение о КЭДО
Положение регламентирует порядок ведения электронного документооборота у работодателя (ч. 3 ст. 22.2 ТК РФ).
Этот ЛНА может предусматривать:
- сроки подписания работником электронных документов и (или) ознакомления с ними;
- порядок проведения инструктажа работников по вопросам взаимодействия с работодателем посредством электронного документооборота (при необходимости);
- исключительные случаи, при которых допускается оформление определенных кадровых документов на бумажном носителе (то есть случаи, когда работодатель и работники не могут использовать информационную систему для ведения КЭДО);
- процедуры взаимодействия работодателя с представительным органом работников и (или) выборным органом первичной профсоюзной организации и с комиссией по трудовым спорам (при необходимости).
С Положением необходимо ознакомить работников под подпись.
Ссылка на документы Положение о введении КЭДО и Приказ об утверждении положения о КЭДО
Шаг 3 – Уведомить работников о введении КЭДО
Уведомить работников необходимо в сроки, которые определены самим работодателем и установлены в ЛНА (ч. 4 ст. 22.2 ТК РФ).
Уведомление о введении КЭДО составляется работодателем в свободной форме, поскольку конкретных требований в ТК РФ не установлено. Уведомления можно подготовить на бумажном носителе и вручить непосредственно работникам, направить работникам по электронной почте либо по почте заказным письмом.
В уведомлении должна содержаться информация:
- переходе на взаимодействие с работодателем посредством КЭДО;
- праве работника согласиться на такое взаимодействие или отказаться от него.
Для перехода на ведение кадровых документов в электронном виде необходимо получить письменное согласие работников.
- Примерная форма заявления работника о согласии на переход на кадровый электронный документооборот
- Примерная форма заявления работника об отказе от перехода на кадровый электронный документооборот
В случае отказа работника работодатель не вправе применять в отношении него КЭДО. Кадровые документы несогласных работников нужно продолжать вести в бумажном виде. Однако работник вправе передумать и впоследствии согласиться на переход на КЭДО.
Если работник не выразил согласие на переход на КЭДО, то данный факт считается отказом от перехода. Соответственно, в отношении таких работников работодатель продолжает вести кадровые документы в бумажном виде.
Согласие на взаимодействие с работодателем посредством кадрового ЭДО не требуется получать у работников, которые принимаются на работу после 31.12.2021 и не имеют трудового стажа по состоянию на эту дату (ч. 7 ст. 22.2 ТК РФ). В отношении этих работников КЭДО можно вести по умолчанию, если работодатель его применяет.
Шаг 4 – Обеспечить сотрудников электронными подписями
Для подписания кадровых электронных документов работодателям рекомендуется использовать УКЭП, а со стороны работника может применяться УКЭП или УНЭП, в зависимости от решения, принятого работодателем при переходе на КЭДО.
— Бесплатные Сайты и CRM.